E-Rechnung in Deutschland

Die E-Rechnung verändert die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen in Deutschland. Dabei geht es nicht nur um ein neues Dateiformat, sondern um strukturierte Rechnungsdaten, digitale Verarbeitung und angepasste Buchhaltungsprozesse.

Eine E-Rechnung ist mehr als eine per E-Mail versendete PDF-Datei. Entscheidend ist, dass die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt und elektronisch verarbeitet werden kann.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung enthält Rechnungsinformationen in strukturierter Form. Dadurch können Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Lieferant, Leistung und Zahlungsziel elektronisch weiterverarbeitet werden.

Der Begriff „elektronische Rechnung" ist im deutschen Steuerrecht in § 14 UStG geregelt. Dort wird zwischen einer elektronischen Rechnung – die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – und einer sonstigen Rechnung (z. B. Papier oder einfache PDF-Datei) unterschieden.

Bekannte Formate im deutschen Umfeld sind unter anderem XRechnung und ZUGFeRD. XRechnung ist ein strukturiertes XML-basiertes Format. ZUGFeRD kombiniert strukturierte XML-Daten mit einer lesbaren PDF-Komponente. Ab ZUGFeRD 2.0 erfüllt das Format die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der europäischen Norm EN 16931.

Rechtlicher Hintergrund

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in seinen FAQ zur E-Rechnung klargestellt, dass eine E-Rechnung elektronisch verarbeitbar sein muss. Eine einfache PDF-Datei genügt dieser Anforderung nicht.

Für den B2B-Bereich gilt: Im Rahmen der schrittweisen Einführung sind inländische Unternehmen ab bestimmten Stichtagen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Die Übergangsfrist ermöglicht es Unternehmen, sich strukturiert vorzubereiten, ohne sofortige Vollumstellung.

Über die E-Rechnung Bund-Plattform wird deutlich, wie strukturierte elektronische Rechnungen bereits im öffentlichen Bereich (B2G) eingesetzt werden – als Referenzrahmen auch für B2B-Prozesse.

Warum betrifft E-Rechnung das Rechnungswesen?

E-Rechnung ist nicht nur ein Thema für die IT. Sie betrifft den gesamten Rechnungsprozess:

• Rechnungseingang
• Rechnungsprüfung
• Freigabe
• Buchung
• Zahlung
• Archivierung
• Zusammenarbeit mit Steuerberatung oder Buchhaltungssoftware

Ein Unternehmen kann eine E-Rechnung nur dann sinnvoll nutzen, wenn der interne Prozess dazu passt.

Häufige Fragen

Reicht eine PDF-Rechnung noch aus?

Eine einfache PDF-Datei ist keine strukturierte E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG. Sie kann zwar elektronisch versendet werden, enthält aber nicht automatisch die strukturierten Daten, die für eine elektronische Weiterverarbeitung erforderlich sind.

Welche Formate sind relevant?

In Deutschland werden vor allem XRechnung und ZUGFeRD verwendet. Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931. DATEV unterstützt in seinen Anwendungen beide Formate, einschließlich ZUGFeRD 2.x und XRechnung. Die Wahl des Formats hängt vom jeweiligen Einsatzszenario und der eingesetzten Software ab.

Müssen Unternehmen sofort alles umstellen?

Die Einführung erfolgt mit Übergangsregelungen. Trotzdem sollten Unternehmen frühzeitig prüfen, ob sie E-Rechnungen empfangen, lesen, prüfen und archivieren können.

Praktische Vorbereitung

Unternehmen sollten nicht nur ein Format auswählen, sondern den gesamten Prozess prüfen:

1. Welche Rechnungen empfangen wir?
2. Welche Kunden verlangen E-Rechnungen?
3. Welche Software nutzen wir für Buchhaltung oder Rechnungsstellung?
4. Können wir XRechnung oder ZUGFeRD lesen?
5. Wie werden Rechnungen archiviert?
6. Wer ist intern verantwortlich?

Fazit

Die E-Rechnung ist ein Baustein des digitalen Rechnungswesens. Wer Rechnungsprozesse, Buchhaltung und Software gemeinsam betrachtet, kann die Umstellung deutlich strukturierter angehen.